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无锡科技职业学院党政办公室  无锡科技职业学院档案管理工作制度

无锡科技职业学院档案管理工作制度

作者:党政办      来源:党政办      浏览量:2271

无锡科技职业学院档案管理工作制度

 

第一章      总 则

 

第一条 为了加强学院档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,为学院各项工作服务,为社会经济发展服务,根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《江苏省档案管理条例》、《普通高等学院档案管理办法》、《高等学院档案工作规范》等法律、法规,结合学院实际,特制定本工作制度。

第二条 本制度所称档案,是指学院在从事教学、科研、党政管理以及其它各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像等不同载体的文件材料。

第三条 学院档案记录反映了学院建立、建设和发展的历史过程,是学院各项工作的重要组成部分之一,是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据,它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要的条件,是办好学院的重要基础工作。

第四条 学院各门类、不同载体的档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案完整、准确与安全、便于开发利用的原则,任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

第五条 学院应加强对档案工作的领导,把档案工作纳入学院规划和计划,列入各部门有关人员岗位职责,各部门必须加强对档案工作的管理,将文件材料的形成、积累、整理、归档工作,列入各部门和有关人员工作内容。

第二章     管理体制

 

第六条 学院成立档案管理工作委员会,设主任委员一名,由分管档案工作的副书记担任;副主任委员两名,由党政办公室正副主任担任;委员若干名,由与学院档案工作密切相关的职能部门负责人组成。档案管理工作委员会是学院档案工作的最高行政机构,领导全院档案工作。

第七条 党政办公室(综合档案室)是学院档案管理的职能机构,主管全院档案工作,对全院档案工作实行统筹规划、组织协调、监督和指导。它既是学院档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用学院档案的机构。

第八条 各部门设立档案工作小组,由部门负责人任组长。小组成员由各部门兼职档案员、教学秘书、行政秘书、党支部委员等有关人员组成。兼职档案员具体承办本部门的档案工作。

 

第三章     档案工作人员、经费、库房、设备

 

第九条 学院档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守、严守机密、勇于创新、具备档案专业知识和一定的科学文化知识。

第十条 学院档案工作人员根据学院规模及档案数量等实际情况采取配备与聘任相结合的制度,并保持人员相对稳定。

第十一条 档案工作所需经费由学院单独立项,列入学院年度经费预算。学院各职能部门应对用于保存本部门归档文件所需的档案装具等设备在经费上给予支持,并为本部门档案管理人员提供必要的工作条件。

第十二条 学院根据现有规模、发展规划和现代化管理的需要,努力按照《档案技术保护规范》的要求,为党政办公室(综合档案室)提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。库房内应有抗震、防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光(即“十防”)的保护措施。存放声像等特殊载体档案,应设有专门库房,并配置恒温、恒湿设施。

第十三条 根据需要,学院应有计划地为档案部门配置计算机、复印机、照相机、扫描仪、摄像机等设备,使档案管理现代化同学院管理现代化同步发展。

 

第四章    文件材料的归档、移交和接收

 

第十四条 学院实行文件材料形成部门整理归档制度。各单位根据《无锡科技职业学院文件材料归档和不归档范围》,应归档的文件材料由文件材料形成者配合本单位兼职档案员按照文件材料形成规律整理归档,填写页数、件号,打印归档文件目录、备考表,拟写案卷标题,注明密级和保管期限,检查、装订、并经本单位负责人审查签字后按时向党政办公室(综合档案室)移交。档案室负责各单位立卷的业务指导及档案质量的检查、验收工作。

第十五条 学院档案分为永久、长期、短期三类,各部门严格按照《无锡科技职业学院文件材料归档和不归档范围》收集。凡属应归档的文件材料必须按规定及时归档。

第十六条 对于反映学院历次重大活动和校容校貌的声像材料(包括录音带、录像带、光盘、底片、照片),要及时交党政办公室(综合档案室)统一管理,为了保证声像材料收集工作的正常开展,学院实行声像材料先移交后报销的工作制度。

第十七条 有关部门对科研成果、产品定型、基建竣工、贵重仪器设备开箱及其他技术项目进行鉴定验收时,必须通知档案室相关人员参加。以便对应归档的文件材料进行审查验收、签署验收意见。没有完整、准确、系统的文件材料的项目不予鉴定验收、不予评奖、不予申报成果。以科技归档档号,作为评审职称的依据。

第十八条 学院党政办公室(综合档案室)应通过征集、代管、接受捐赠等形式管理本院个人在非职务活动中形成的重要文件材料,并注意向国内外征集与学院有关的各种档案资料,捐赠档案有突出贡献者,学院予以奖励。

第十九条 档案归档时间:党政部门和能按年度归档部门的文件材料在次年五月底前归档;教学部门和能按教学年度归档部门的文件材料应在次年寒假前归档;科研、基建等部门应在项目完成并通过鉴定、验收后两个月内归档;仪器设备在开箱验收后归档。财务档案在会计年度终了后可暂由财务部门保管1年,在次年三月底归档。

第二十条 接收档案必须办理交接手续,填写档案移交清单,一式两份,写明案卷标题、卷内文件材料页数、案卷数量、移交时间等,交接双方签名盖章后,各执一份备查。 

 

第五章       档案管理

 

第二十一条 学院档案的管理严格按照无锡市档案局2003年4月出版的《归档文件整理规则》执行。

第二十二条 学院各种门类、载体的档案原则上应由学院党政办公室(综合档案室)统一管理,对某些需特殊条件保管或利用频繁且具有一定独立性的档案,根据实际需要,经院档案管理工作委员会审议批准后可设置分室,但必须配备专人,实行统一领导,分级管理。

第二十三条 党政办公室(综合档案室)应定期做好档案的鉴定工作,对保管期限已满的档案,应组织有关专业人员和档案人员按照有关规定进行鉴定。凡需销毁的档案,按《无锡科技职业学院档案鉴定销毁制度》执行。

第二十四条 党政办公室(综合档案室)必须做好档案统计工作,及时统计档案的收进、移出、利用、销毁等各种数据,按照有关规定,向上级部门报送档案基本情况统计年报。

 

第二十五条 党政办公室(综合档案室)应会同有关部门定期进行档案密级的审查,根据具体情况及时调整密级。

第二十六条 党政办公室(综合档案室)应做好档案保护工作,建立库房管理和检查制度,实行专人负责,严格按照“十防”要求管理库房,确保档案安全。及时修补残破档案,对字迹褪色的档案要及时修复或复制。在定期检查档案时,遇有特殊情况,应向院档案管理工作委员会汇报,及时处理。

第二十七条 档案是学院科学管理,正确决策的重要信息资源。为了充分发挥档案信息资源的作用,学院应将党政办公室(综合档案室)纳入学院自动化信息管理网络,使党政办公室(综合档案室)现代化管理同学院现代化管理同步发展,以适应档案科学管理需要,符合高职院教育管理信息系统联网要求,同时学院各单位也应积极推进档案计算机管理,按照党政办公室(综合档案室)统一要求建立档案数据库。

 

第六章       档案的利用、开放和编研

 

第二十八条 党政办公室(综合档案室)应按照《档案法》的规定,向全院以及全社会开放属于开放范围的档案。但属下列情况之一者不宜开放:
    1.涉及党和国家秘密的;
    2.涉及专利或技术秘密的;
    3.涉及个人隐私的;
    4.档案形成部门规定限制利用的。

第二十九条 党政办公室(综合档案室)应设立专门的阅档室,并提供各种检索工具;党政办公室(综合档案室)工作人员应熟悉所收藏的档案,了解学院各项工作的需要,加强内外信息的综合开发利用,发挥档案的信息功能,和兼职档案员一起发挥参谋作用,最大限度满足利用者的需要,提高社会效益和经济效益。

第三十条 利用本院档案,均应按规定办理利用手续:
    1.本院工作人员因工作需要可凭工作证到党政办公室(综合档案室)查、借阅非保密档案;科研档案非本课题(项目)研究人员须经课题(项目)研究人员同意,方可查阅;
    2.院工作人员因公并经部门负责人同意查阅秘密档案,须经档案管理工作委员会副主任批准,查(借)用机密以上文件,须经院保密委员会主任或档案管理工作委员会主任批准;
    3.本院在籍学生因工作、学习需要查阅档案,可凭学生证参照本条1、2款规定办理;
    4.社会各单位或个人查阅非保密档案,需持合法证明经档案管理工作委员会批准;查阅秘密档案,须经院保密委员会或档案管理工作委员会批准,并按国家及学院有关规定收费;非本院工作人员,档案概不借出。
    5.港澳台同胞、海外华侨要求利用开放档案,须经有关主管部门介绍;外国机构或个人要求利用开放档案,可按国家有关规定办理。
    6.查阅、借用档案不得丢失、污染、折叠、涂改和转借;对借出档案,党政办公室(综合档案室)要定期催还,并负责清点、检查档案完好情况,发现丢失或损坏,应书面报告学院档案管理工作委员会处理。

第三十一条 院党政办公室(综合档案室)应加强档案编研工作,大力开发档案信息资源,根据学院和社会的需要,有计划地对档案资料进行研究和整理,编辑出版各种汇编资料和编研成果,为学院教学、科研和管理工作服务,为社会各方面工作服务。

第三十二条 院党政办公室(综合档案室)应认真组织学术理论研究,积极参加本系统、本地区的档案协会(学会、研究会)活动,不断提高学术水平。

第三十三条 院党政办公室(综合档案室)应发挥其科学文化功能,利用馆藏资料开展档案宣传教育工作,创造条件逐步把党政办公室(综合档案室)办成学院和社会的思想宣传工作基地。


第七章    档案的鉴定和销毁

 

第三十四条 档案鉴定工作在主管院长领导下,由党政办公室(综合档案室)和有关业务部门和院保密部门组成鉴定小组,其职责是调整密级和保管期限,提出销毁无保存价值档案的意见,写出鉴定情况报告。

第三十五条 档案保管期限分为永久、长期和短期,划定的原则是:
    一、凡是反映学院主要职能部门活动,基本历史面貌的各项工作,具有长远利用考查价值的档案,列为永久保存;
    二、凡是在一定时间内学院进行各项工作需要利用查考的档案,根据情况可列为长期或短期保存。长期为16~50年左右;短期为15年以下;
    三、介于永久与长期或长期与短期两种保管期限之间的档案,一般从长划定。

第三十六条 销毁档案,应造销毁档案清册,经主管院长批准后,鉴定小组指定两人以上进行监督,批准人、鉴销人都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。


第八章 考核、奖励和处罚

 

第三十七条 学院建立档案工作的检查、考核和评估制度,每两年由学院档案管理工作委员会布置,由院党政办公室(综合档案室)具体组织对各部门的档案工作进行考评,对于在年度归档工作中表现突出的集体和个人、档案编研及服务工作优秀者给予奖励。

第三十八条 学院对考评优秀者或有下列事迹之一的给予奖励:
    1.对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;
    2.对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;
    3.对档案学研究做出重大贡献的;
    4.将重要或者珍贵档案捐赠给学院的;
    5.同违反档案法律、法规的行为作斗争表现突出的。

第三十九条 有下列行为之一者,院档案管理工作委员会可视情节轻重按《档案法》和《江苏省档案管理条例》规定的程序,建议直接负责人所在单位给予行政处分,造成损失的,可根据档案价值和数量,责令赔偿,情节严重、触犯刑律的,还应依法追究法律责任。
    1.损毁、丢失属于学院所有的档案的;
    2.擅自提供、抄录、公布、销毁属于学院所有及应当保密的档案的;
    3.涂改、伪造档案的;
    4.擅自出卖或者转让学院档案的;
    5.倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠给外国人的;
    6.不按规定时间归档或不按期移交档案、并经多次教育不改的;
    7.明知所保存的档案面临危险而不采取措施、造成档案损失的;
    8.档案工作人员玩忽职守、造成档案损失的。

 

第九章            附 则

 

第四十条 本制度由院党政办公室(综合档案室)负责解释。

第四十一条 本制度自发布之日起施行。

 

 

 

 

无锡科技职业学院文件材料归档和不归档的范围

 

为了完整、系统地保存学院在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案,提高归档文件材料的质量,为学院积累门类齐全、结构合理的档案史料,特制定《无锡科技职业学院文件材料归档和不归档的范围》。
  一、 归档文件材料的范围
  凡是反映学院工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。
  (一)上级机关的文件材料;
  1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料,由各职能部门会后交至党政办公室统一归整;

2、上级机关颁发的属于学院主管业务并要执行的文件,以及普发的、非学院主管业务但需要贯彻执行的法规性文件;
  3、党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查学院工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像(以下简称声像材料)等材料;

4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;

5、上级机关转发学院的文件(包括报纸、刊物转载)。

(二)学院的文件材料;
  1、学院召开的党代会、教代会、工代会、团代会、学代会等大会的全套会议文件,以及各种声像材料(由召开部门收集归档);

2、学院党委、行政领导召开的会议文件材料,包括工作会议、专业会议等。如党政碰头会、院长办公会议、党委中心组工作会议、党群工作会议、教学工作会议等

3、学院颁发的(包括转发与其他单位联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿,重要文件的修改稿;

4、学院的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与学院的批复文件;

5、学院及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告;

6、反映学院业务活动和科学技术管理的专业文件材料;

7、学院检查各系部工作、调查研究形成的重要文件材料;

8、以学院名义上报的汇总材料如:统计报表和统计分析资料(包括计算机盘片等); 9、学院形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

10、学院党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;

11、内容重要的人民来信、来访材料,领导的指示和学院处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;

12、学院领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话、记录、有纪念意义的礼品,从外机关带回的与学院有关的未经文书处理登记的文件材料;

13、学院及经批准的有关区域变化,解决山林、地界、水利纠纷,征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料,学院直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料;

14、学院成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料;

15、学院制订的工作条例、章程、制度等文件材料;

16、学院的历史沿革、大事记、年鉴,反映学院重要活动事件的剪报、声像材料,荣誉奖励证书,有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;

17、学院(包括上报和下批)干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任,党员、团员、干部、工人名册、报表,纪律检查,治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等的文件材料;

18、学院及学院办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根;

19、学院财产、物资、档案等的交接凭证、清册;

20、学院编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本,编辑出版物的定稿、样本;

21、学院与有关单位签订的各种合同协议书等文件材料;

22、学院与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文(正本、副本)和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;

23、各种普查工作中形成的文件材料;

24、按有关规定应归档的死亡干部档案材料。

(三)同级机关和非隶属机关的文件材料;
  1、同级机关和非隶属机关颁发的非学院主管业务但需要执行的法规性文件;

2、有关业务机关对学院工作检查形成的重要文件;

3、同级机关和非隶属机关与学院联系、协商工作的重要来往文件。

4、下级机关的文件材料;

5、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件;

二、不归档文件材料的范围
  (一)上级机关的文件材料;
  1、 上级机关任免、奖惩非学院工作人员的文件,普发供参阅、不办的文件材料;
  2、 上级机关发来供工作参考的抄件;
  3、 上级机关征求意见未定稿的文件。
  (二)学院的文件材料:
  1、 重份文件;
  2、 无查考利用价值的事务性、临时性文件;
  3、  未经会议讨论,未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿,一般性文件的历次修改稿(重要法规性文件除外)、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外);
  4、 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;
  5、 无特殊保存价值的信封,一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信;
  6、 学院内部互相抄送的文件材料,不应履行公文的行文、介绍信等;
  7、 学院负责人兼任外机关职务形成的与学院无关的文件材料;
  8、 为参考目的从各方面收集的文件材料。
  (三)同级机关和非隶属机关的文件材料;
  1、 参加非主管机关召开的会议不需贯彻执行和无查考价值的文件材料;
  2、 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。
  (四)下级机关的文件材料;
  1、 下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料;
  2、 越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料;
  3、 下级机关抄报备案的一般性文件材料。


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